Költözés előtt mennyi idővel érdemes elkezdeni az ingatlankeresést?
Keresett mostanában új irodát? Volt már abban a helyzetben, hogy az új irodába való költözés késett, nem menetrendszerűen történt, nem a tervezett úton haladt?
A költözéssel összefüggő tevékenységek, feladatok nem a mindennapi rutin munkafeladatok közé tartoznak és komoly tervezést, előkészítést igényelnek.
Az Iroda.hu portál megpróbálta felkutatni a sikeres költözés kulcstényezőit, illetve ötleteket adni a fizikai megvalósításra vonatkozólag.
Fókuszban az idő
A legfontosabb tényező a költözésnél, hogy mennyi időt érdemes rászánni az ingatlankeresésre. Makkai Zsuzsanna az Ablon Kft. értékesítési vezetője szerint a keresést a beköltözés előtt minimálisan fél évvel ideális megkezdeni tekintettel arra, hogy a lehetőségek felkutatása (6-8 hét) és a kiválasztást követően a szerződés letárgyalása (6-8 hét), majd a testre szabott bérleménykialakítás (6-8 hét) is időt vesz igénybe. A költözés során a fenti fázisok egyenkénti időigénye ugyan csökkenthető, de az ügyfél preferenciáinak módosulása miatt a folyamat el is húzódhat.
Ezt a fél éves idő intervallumot nemcsak több mind tulajdonosi, mind ügynöki oldalról megkérdezett ingatlanpiaci szakember, hanem a www.iroda.hu áprilisi felmérése is alátámasztja. A kutatásban a szavazók 41.1%-a tette le voksát a fél éves időtávlat mellett.
Azonban a költözés lebonyolítására szánt idő számos egyéb tényezőtől függ, szerepet játszik a cég mérete, tevékenysége is. Nagyobb cégek esetén, esetleg build-to-suit" megoldásoknál pedig szinte minden esetben elérheti a 18-24 hónapot is, főleg ha a bérlői igények még az építési engedélyt is részlegesen módosítják. Makkai Zsuzsanna szerint az alapvető összefüggés az, hogy a méretben, vagy funkcionalitásban, szélsőséges igények esetén a bérlők a kínálat sokkal kisebb szegmenséből választhatnak. Általában ez vagy kompromisszumokkal jár, amivel nem könnyű megbarátkozni, és a keresési fázis elhúzódik, vagy a szükséges kompromisszumokat bevállalni nem kívánók, a megfelelő megoldások generálásában érdekeltek, amelyek - tekintettel a piac sajátosságaira - azonnal nem lehetségesek.
A költözés előkészítése
Fontos számba venni a keresés elején, hogy a költözés kapcsán milyen szolgáltatókkal kell felvenni a kapcsolatot, külön tekintettel arra, hogy igénybe veszünk-e külső szakmai segítséget, ingatlanügynökséget, bérlőképviselőt vagy sem. Ha az önálló keresés mellett döntünk, saját időnkből kell az adott ügyre áldozni és így a piaci ismeretek hiányában a költözési idő hosszabbodhat.
Hogy ez mégis hatékonyan történhessen, manapság már az internet célszerű szakmai adatbázisokkal szolgál, mint az iroda.hu rendszere. Az ilyen jellegű portálok mögött szakértők dolgoznak, ezáltal naprakész irodai ajánlatokkal, friss piaci trendekkel, hasznos tanácsokkal és kiegészítő szolgáltatásokkal segítenek a bérlőknek. Azonban nagyobb cégek esetén ajánlatos az ingatlanügynökség munkájának igénybevétele, akár az internetes segítségnyújtás mellett is, hiszen itt az ügynökség által képviselt szakmai tudás mindenféleképpen kifizetődővé válhat.
Egy költözési projektben érdemes egyéb szolgáltatók, például jogi tanácsadó segítségét igénybe venni. Ha már új irodába költözünk, fontos az új ingatlan belső kialakítása, megjelenése, ezért a költöző cégek egyre gyakrabban kérik ki belsőépítész tanácsát. Célszerű még az ingatlan kiválasztása előtt kiírni az irodabútoros, illetve a költöztető cégekre vonatkozó tendert is, mert ezek lebonyolítása hosszabb időt vehet igénybe - összegzi Knauer Zsófia, az IVG Hungária Kft. értékesítési és marketing vezetője, majd hozzáteszi - amikor már csak 2-3 potenciális ingatlan van listánkon (short list), érdemes elkezdeni az egyeztetést a belsőépítésszel a terek optimális kihasználtságával, válaszfalazással kapcsolatban, illetve a legjobb két irodabútoros ajánlattevővel már ebben a fázisban elrendezési terveket kérni a bútorokkal kapcsolatban (space planning).
Még az aláírás előtti szakaszban el lehet kezdeni a területen tevékenykedő internet szolgáltatók keresését, strukturált kábel kivitelező céget, takarító céget, illetve igény szerint kertészt.
A döntés
Az irodakereséssel foglalkozó személy legtöbb esetben nem egyezik meg a döntéshozó személlyel, aki általában csak a végső stádiumnál a kiválasztási, illetve döntési folyamatnál csatlakozik a projekthez - jelezte Takács Róbert az Eston International Rt. irodadivízió vezetője. A kezdeti kiválasztási folyamatban többnyire az irodavezető, vagy az ügyvezető asszisztense kerül bevonásra. A költözés azonban hosszú-távra szóló és jelentős invesztíciót igénylő beruházás, ezért a döntéshozó az ügyvezető igazgató, akit szakma-specifikus tanácsokkal támogat a menedzsment többi tagja. A pénzügyi vezető gazdasági szempontból vizsgálja a projektet, költségelemzéseket végez, összehasonlító táblákat készít és manapság egyre gyakrabban az ügynökségei bérlőképviselő közreműködésével segít a kedvezmények, díjcsökkentések elérésében. Az IT vezető feladata számítástechnikai környezet felmérése, a technikai háttér kivitelezhetőségének megállapítása. A HR vezető kulcsszerepet játszik a folyamat egészében, hiszen rálátása van a különböző divíziókra, azok optimális elhelyezkedésére, illetve a csapat egészére. A nagyobb cégeknél az ingatlan üzemeltetési igazgató az említett feladatok mindegyikét egy személyben látja el, természetesen konzultálva a szakértőkkel.
Első és legfontosabb döntés a kiválasztott ingatlannal kapcsolatos a bérleti szerződés kondícióinak véglegesítése és a szerződés aláírása, hiszen az összes többi szolgáltatóval kötendő megegyezés ennek függvénye. A bérleti szerződés aláírása, illetve az esetek zömében a bérleti szerződésben rögzített pénzügyi garancia (kaució) folyósítása azért is fontos, mert a kivitelező csak ettől az időponttól kap bérbeadói felhatalmazást az irodaterület kialakítására, mely akár 6-8 hétig is eltarthat.
Ezután, vagy akár ezzel egy időben az irodabútoros céggel is érdemes megegyezni, mert a bútorok szállítási határideje akár 3-5 hét is lehet, attól függően, hogy melyik gyártótól rendeljük meg, vagy melyik országból érkezik.
A IT kábelezés általában a bérlő feladata, ez nincs benne a bérleti díjban, viszont legtöbb esetben a tulajdonos tud ajánlani olyan szolgáltatót aki az épületben több irodában kialakította már a rendszert, így ha megfelelő a szolgáltató ez nem igényel túl sok utánajárást.
A költöztető céggel akkor fontos felvenni a kapcsolatot, ha már megvan a költözés időpontja, a költözés volumene, hiszen ennek függvényében tudnak árajánlatot adni. Manapság a költöztető tenderek kiírásánál egyre gyakrabban előtérbe kerülnek a költöztető által végzett egyéb szolgáltatások, mint például bútorszerelés, számítógép szerelés, vagy az újabban igényelt elektronikus leltár software.
A költözés kivitelezése és utána
A bérlemény kialakítása a leghosszadalmasabb feladat a költözésnél, ez magában foglalja a válaszfalazást, padlószőnyeg lefektetését, festést, új irodaépület esetében a gépészeti rendszerek kialakítását, a kulcsrakész átadást.
Az IT kábelezés a bérlemény kialakításával egy időben is történhet, hiszen ez is egy elég időigényes folyamat. Az irodabútorok szállítása, mely a szállított mennyiségtől függően 1-5 napig is eltarthat természetesen csak a padlószőnyeg lefektetése után indulhat. Ezt követően lép be a képbe a költöztető cég, aki a személyes holmik átköltöztetésén kívül elvégzi a régi irodabútor szét és összeszerelését is igény szerint.
A költözés befejeztével még koránt sincs vége a teendőknek, hiszen számtalan olyan feladat vár még ránk, amely a címváltozással kapcsolatos: pl. névjegykártyák, szórólapok, brossurák, elektronikus tartalmak, címek megváltoztatása, melyeknek nyomdaköltségét még az elején érdemes beépíteni a büdzsébe.
Az új irodát - természetesen profilunk függvényében - érdemes meghirdetni, esetleg nyílt napot tartani a vevőknek, partnereknek, beszállítóknak egyrészt, hogy tudatosítsuk bennük a címváltozást, másrészt hogy ők is részesei legyenek a fejlődésnek, amin cégünk keresztül megy.
Nem mellékes az sem, hogy a költözés alatt lehetőség van kis mértékű bevételhez jutni, pl. a régi bútorok értékesítésével, de sajnos ez a másodlagos piac még eléggé gyermekcipőben jár, így a használt bútorok ellenértéke ritkán számottevő.
(Forrás: www.tozsdeforum.hu)
Az Iroda.hu portál megpróbálta felkutatni a sikeres költözés kulcstényezőit, illetve ötleteket adni a fizikai megvalósításra vonatkozólag.
Fókuszban az idő
A legfontosabb tényező a költözésnél, hogy mennyi időt érdemes rászánni az ingatlankeresésre. Makkai Zsuzsanna az Ablon Kft. értékesítési vezetője szerint a keresést a beköltözés előtt minimálisan fél évvel ideális megkezdeni tekintettel arra, hogy a lehetőségek felkutatása (6-8 hét) és a kiválasztást követően a szerződés letárgyalása (6-8 hét), majd a testre szabott bérleménykialakítás (6-8 hét) is időt vesz igénybe. A költözés során a fenti fázisok egyenkénti időigénye ugyan csökkenthető, de az ügyfél preferenciáinak módosulása miatt a folyamat el is húzódhat.
Ezt a fél éves idő intervallumot nemcsak több mind tulajdonosi, mind ügynöki oldalról megkérdezett ingatlanpiaci szakember, hanem a www.iroda.hu áprilisi felmérése is alátámasztja. A kutatásban a szavazók 41.1%-a tette le voksát a fél éves időtávlat mellett.
Azonban a költözés lebonyolítására szánt idő számos egyéb tényezőtől függ, szerepet játszik a cég mérete, tevékenysége is. Nagyobb cégek esetén, esetleg build-to-suit" megoldásoknál pedig szinte minden esetben elérheti a 18-24 hónapot is, főleg ha a bérlői igények még az építési engedélyt is részlegesen módosítják. Makkai Zsuzsanna szerint az alapvető összefüggés az, hogy a méretben, vagy funkcionalitásban, szélsőséges igények esetén a bérlők a kínálat sokkal kisebb szegmenséből választhatnak. Általában ez vagy kompromisszumokkal jár, amivel nem könnyű megbarátkozni, és a keresési fázis elhúzódik, vagy a szükséges kompromisszumokat bevállalni nem kívánók, a megfelelő megoldások generálásában érdekeltek, amelyek - tekintettel a piac sajátosságaira - azonnal nem lehetségesek.
A költözés előkészítése
Fontos számba venni a keresés elején, hogy a költözés kapcsán milyen szolgáltatókkal kell felvenni a kapcsolatot, külön tekintettel arra, hogy igénybe veszünk-e külső szakmai segítséget, ingatlanügynökséget, bérlőképviselőt vagy sem. Ha az önálló keresés mellett döntünk, saját időnkből kell az adott ügyre áldozni és így a piaci ismeretek hiányában a költözési idő hosszabbodhat.
Hogy ez mégis hatékonyan történhessen, manapság már az internet célszerű szakmai adatbázisokkal szolgál, mint az iroda.hu rendszere. Az ilyen jellegű portálok mögött szakértők dolgoznak, ezáltal naprakész irodai ajánlatokkal, friss piaci trendekkel, hasznos tanácsokkal és kiegészítő szolgáltatásokkal segítenek a bérlőknek. Azonban nagyobb cégek esetén ajánlatos az ingatlanügynökség munkájának igénybevétele, akár az internetes segítségnyújtás mellett is, hiszen itt az ügynökség által képviselt szakmai tudás mindenféleképpen kifizetődővé válhat.
Egy költözési projektben érdemes egyéb szolgáltatók, például jogi tanácsadó segítségét igénybe venni. Ha már új irodába költözünk, fontos az új ingatlan belső kialakítása, megjelenése, ezért a költöző cégek egyre gyakrabban kérik ki belsőépítész tanácsát. Célszerű még az ingatlan kiválasztása előtt kiírni az irodabútoros, illetve a költöztető cégekre vonatkozó tendert is, mert ezek lebonyolítása hosszabb időt vehet igénybe - összegzi Knauer Zsófia, az IVG Hungária Kft. értékesítési és marketing vezetője, majd hozzáteszi - amikor már csak 2-3 potenciális ingatlan van listánkon (short list), érdemes elkezdeni az egyeztetést a belsőépítésszel a terek optimális kihasználtságával, válaszfalazással kapcsolatban, illetve a legjobb két irodabútoros ajánlattevővel már ebben a fázisban elrendezési terveket kérni a bútorokkal kapcsolatban (space planning).
Még az aláírás előtti szakaszban el lehet kezdeni a területen tevékenykedő internet szolgáltatók keresését, strukturált kábel kivitelező céget, takarító céget, illetve igény szerint kertészt.
A döntés
Az irodakereséssel foglalkozó személy legtöbb esetben nem egyezik meg a döntéshozó személlyel, aki általában csak a végső stádiumnál a kiválasztási, illetve döntési folyamatnál csatlakozik a projekthez - jelezte Takács Róbert az Eston International Rt. irodadivízió vezetője. A kezdeti kiválasztási folyamatban többnyire az irodavezető, vagy az ügyvezető asszisztense kerül bevonásra. A költözés azonban hosszú-távra szóló és jelentős invesztíciót igénylő beruházás, ezért a döntéshozó az ügyvezető igazgató, akit szakma-specifikus tanácsokkal támogat a menedzsment többi tagja. A pénzügyi vezető gazdasági szempontból vizsgálja a projektet, költségelemzéseket végez, összehasonlító táblákat készít és manapság egyre gyakrabban az ügynökségei bérlőképviselő közreműködésével segít a kedvezmények, díjcsökkentések elérésében. Az IT vezető feladata számítástechnikai környezet felmérése, a technikai háttér kivitelezhetőségének megállapítása. A HR vezető kulcsszerepet játszik a folyamat egészében, hiszen rálátása van a különböző divíziókra, azok optimális elhelyezkedésére, illetve a csapat egészére. A nagyobb cégeknél az ingatlan üzemeltetési igazgató az említett feladatok mindegyikét egy személyben látja el, természetesen konzultálva a szakértőkkel.
Első és legfontosabb döntés a kiválasztott ingatlannal kapcsolatos a bérleti szerződés kondícióinak véglegesítése és a szerződés aláírása, hiszen az összes többi szolgáltatóval kötendő megegyezés ennek függvénye. A bérleti szerződés aláírása, illetve az esetek zömében a bérleti szerződésben rögzített pénzügyi garancia (kaució) folyósítása azért is fontos, mert a kivitelező csak ettől az időponttól kap bérbeadói felhatalmazást az irodaterület kialakítására, mely akár 6-8 hétig is eltarthat.
Ezután, vagy akár ezzel egy időben az irodabútoros céggel is érdemes megegyezni, mert a bútorok szállítási határideje akár 3-5 hét is lehet, attól függően, hogy melyik gyártótól rendeljük meg, vagy melyik országból érkezik.
A IT kábelezés általában a bérlő feladata, ez nincs benne a bérleti díjban, viszont legtöbb esetben a tulajdonos tud ajánlani olyan szolgáltatót aki az épületben több irodában kialakította már a rendszert, így ha megfelelő a szolgáltató ez nem igényel túl sok utánajárást.
A költöztető céggel akkor fontos felvenni a kapcsolatot, ha már megvan a költözés időpontja, a költözés volumene, hiszen ennek függvényében tudnak árajánlatot adni. Manapság a költöztető tenderek kiírásánál egyre gyakrabban előtérbe kerülnek a költöztető által végzett egyéb szolgáltatások, mint például bútorszerelés, számítógép szerelés, vagy az újabban igényelt elektronikus leltár software.
A költözés kivitelezése és utána
A bérlemény kialakítása a leghosszadalmasabb feladat a költözésnél, ez magában foglalja a válaszfalazást, padlószőnyeg lefektetését, festést, új irodaépület esetében a gépészeti rendszerek kialakítását, a kulcsrakész átadást.
Az IT kábelezés a bérlemény kialakításával egy időben is történhet, hiszen ez is egy elég időigényes folyamat. Az irodabútorok szállítása, mely a szállított mennyiségtől függően 1-5 napig is eltarthat természetesen csak a padlószőnyeg lefektetése után indulhat. Ezt követően lép be a képbe a költöztető cég, aki a személyes holmik átköltöztetésén kívül elvégzi a régi irodabútor szét és összeszerelését is igény szerint.
A költözés befejeztével még koránt sincs vége a teendőknek, hiszen számtalan olyan feladat vár még ránk, amely a címváltozással kapcsolatos: pl. névjegykártyák, szórólapok, brossurák, elektronikus tartalmak, címek megváltoztatása, melyeknek nyomdaköltségét még az elején érdemes beépíteni a büdzsébe.
Az új irodát - természetesen profilunk függvényében - érdemes meghirdetni, esetleg nyílt napot tartani a vevőknek, partnereknek, beszállítóknak egyrészt, hogy tudatosítsuk bennük a címváltozást, másrészt hogy ők is részesei legyenek a fejlődésnek, amin cégünk keresztül megy.
Nem mellékes az sem, hogy a költözés alatt lehetőség van kis mértékű bevételhez jutni, pl. a régi bútorok értékesítésével, de sajnos ez a másodlagos piac még eléggé gyermekcipőben jár, így a használt bútorok ellenértéke ritkán számottevő.
(Forrás: www.tozsdeforum.hu)